なぜ机の上に「書類の山」ができるのか:ビジネス書の書評・知識をチカラに

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なぜ机の上に「書類の山」ができるのか

　⇒　なぜ机の上に「書類の山」ができるのか
　　　すぐに使う資料が見つかる簡単ファイリング術
　　　（「DIAMOND online」の記事より
　　　 http://diamond.jp/articles/-/36619 ）

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■書類の山ができてしまうのは？

　最近は、ペーパーレスが進んでいることもあるので、昔ほどではない
　かもしれませんが、書類がたくさんになって、机の上に紙の書類だらけと
　いう人も、まだいるかもしれません。

　この「DIAMOND online」の記事では、そんな人がどうしたら良いかという
　ことについて書かれています。

■「書類の山」ができる2つの理由

　1．「処理すべきもの（To Do）」と「参照・保管するだけのもの」が混在
　→使用目的があいまい

　2．ファイルなどに保管しておこうとする量が多すぎる
　→保管の基準があいまい

●目的と基準があいまい

　書類の使用目的があいまいで、さらに、保管の基準があいまいだと、
　書類の山ができやすいということです。

　たしかに、すぐに処理すべきものを処理しなかったり、
　保管すべきかどうかの基準を決めておかないと、書類がたまりやすいように
　思います。

　まずは、この２点を決めたいところです。

■４つの箱を用意する

　その1＝「アクションボックス」これから処理すべきもの（To Do）
　その2＝「保管ボックス」厳選の上"保管する"と決めたもの
　その3＝「処分ボックス」不要と判断したもの→後にシュレッダーもしくは
　　　　　ゴミ箱ゆき

　そして、もう1つの箱として

　　その4＝「とりあえずボックス」上の3つのいずれにすべきか判断に迷う
　　　　　　もの

●分類して整理して保管、処分する

　上記のような４つの箱を用意して、振り分けるようにすると、
　整理につながって、処分もできるようになるということです。

　こういった箱を用意して、分類して、保管するか処分するかを決めて、
　対応することが、書類の山に埋もれないようにするには、わかりやすそう
　ですね。

　必要なことを行うために、システム、仕組み、やり方を考えて、
　対応する。

　これができると、書類の山に埋もれることも少なくなるのではないでしょう
　か。

★【今日の「知識をチカラに！」】━━━━━━━━━━━━━━━━━━
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□　　　　書類を分類する箱を用意して、整理、保管、処分する
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■　⇒　書類を整理、保管、処分していますか？
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